Spätestens seit den Coronajahren in denen das Homeoffice zumindest in allen Büros den Arbeitsalltag bestimmte, ist digitales Teamwork ein entscheidender Faktor für eine gelungene Arbeitsorganisation geworden. Ist man sich der Herausforderungen bewusst und findet hier geeignete Lösungen, können hybride oder auch vollständig remote arbeitende Teams sogar effizienter sein als das Team, was klassisch fünf Tage im Büro verbringt. Bei tracekey fühlen sich alle sehr wohl mit der hybriden Arbeitssituation. Und wir haben in den vergangenen Jahren viel über digitales Teamwork gelernt und gemeinsam erarbeitet.
Seit den ersten Notlösungen, die das plötzliche Homeoffice während Corona hervorgebracht hat, setzen viele Unternehmen auf langfristige Lösungen, die eine digitale Teamarbeit ermöglichen. Es gibt immer Herausforderungen. Egal ob vollständig dezentral, gemeinsam im Büro oder hybrid gearbeitet wird. Durch gemeinsam erarbeitete Strukturen sowie geeignete Tools und Regeln lassen sie sich aber in den meisten Fällen gut lösen.
Herausforderungen für digitale Teams
Das Thema Kommunikation stellt Menschen, die zusammenarbeiten müssen, schlichtweg immer vor Herausforderungen. Gerade beim digitalen Teamwork kann es problematisch werden, wenn nicht vorab die richtigen Maßnahmen getroffen werden. Schließlich fehlt die persönliche und direkte Ebene, wenn man sich nicht gegenübersitzt oder mal eben ein paar Schritte zum nächsten Büro gehen kann, um etwas zu besprechen. Das kann, unter Umständen, dazu führen, dass „Ich hätte das jetzt folgendermaßen gemacht“, klingt wie, „du hast da wirklich großen Murks veranstaltet“. Auch die Flut an Informationen kann erschlagen. Schließlich kommen sie digital über den Chat, E-Mail und gleichzeitig noch per Whats-App-Nachricht aufs Arbeits-Smartphone, anstatt einfach kurz beim Kaffee im nächsten Meetingraum besprochen zu werden.
Digital arbeitende Teams müssen deshalb zwangsläufig feste Strukturen für Meetings etablieren, Kommunikationsregeln aufstellen und festlegen, welche Informationen über welchen Kanal geteilt werden. Gerade auch die Leitungspositionen sind in der Pflicht, um Überlastung zu vermeiden. Es muss klar kommuniziert werden, dass Pausen und auch feste Arbeitszeiten erwünscht sind und es keinen Bonus gibt, wenn man sich unnötigerweise die Nacht um die Ohren schlägt. Zudem ist es wichtig, dass nicht nur zielführende Absprachen zu Projekten geführt werden, sondern auch das Nebenher, was ansonsten zwischen Kaffeemaschine und gemeinsamen Essen in der Kantine passiert, digital abgebildet wird. Das kann gelingen, wenn Bilder des letzten Vor-Ort-Workshops oder Ausflugs im Chat geteilt werden und von allen Danke gesagt wird, wenn einige nach der letzten Weihnachtsfeier das Büro aufgeräumt haben. Wertschätzung, Planung, einfach mal über den Tag plaudern, das alles muss und darf auch digital stattfinden.
Was bedeutet (digitale) Teamarbeit bei tracekey?
Bei tracekey arbeiten wir schon immer in agilen Strukturen und setzen auch schon lange auf digitale Tools, wie Kanban-Boards, um unsere Aufgaben zu organisieren. Bei uns heißt Teamwork seit eh und je, dass grundsätzliche alle Aufgaben in einem Team von jedem Teammitglied übernommen werden können. Das bedeutet, dass wir neben kurzen täglichen Meetings, wo alle wichtigen Aufgaben und Fortschritte besprochen werden, auch unsere Tickets für die jeweilige Aufgabe mit Informationen und Kommentaren zum Verlauf gefüllt sind, dass bei Krankheit oder sonstigem Ausfall jemand anderes sich möglichst einfach in das Thema einarbeiten und übernehmen kann.
Eine gute digitale Teamarbeit beruht auch auf Vertrauen. Beispielsweise, dass Absprachen eingehalten, oder, dass alle wichtigen Informationen weitergegeben werden. Dazu gehört auch, kontinuierlich voneinander zu lernen und Wissen im internen Wiki verfügbar zu machen. Digitale Teamarbeit erfordert noch mehr als im analogen Umfeld die eigenen Kompetenzen zu kennen und richtig einschätzen zu können. Aber auch die Arbeitsweise der anderen zu kennen. Kann ich bei der Person direkt anrufen oder schreibe ich besser eine kurze Nachricht und vereinbare einen Termin, weil ich sonst ihren Fokus störe? Wie lassen sich Aufgaben so aufteilen, dass alle sich produktiv einbringen können?
Wir setzen seit über 10 Jahren auf digitale Zusammenarbeit
Ein großer Vorteil unserer Unternehmensorganisation und unseres SaaS-Angebots ist es, dass wir mit unseren Kunden immer schon digital zusammengearbeitet haben. In Online-Meetings werden Verträge ausgehandelt, die Prozesse hin zur erfolgreichen Zusammenarbeit festgelegt, die Einarbeitung in unsere Software vorgenommen und Serviceleistungen erbracht. Auch unser regelmäßiger Kundennewsletter trägt zu einem gelungenen digitalen Teamwork bei. Neben konkreten Anleitungen, wie mit Neuerungen in der Software umgegangen werden kann, greifen wir auch regelmäßig wiederkehrende Serviceanfragen auf und erklären Schritt für Schritt, wie bestimmte Abläufe funktionieren.
Zudem sind in unserer Softwarelösung alle Funktionen auf die digitale Zusammenarbeit ausgerichtet. Ein Beispiel ist das dezidierte Rollenkonzept. Es ist klar festgelegt, welcher Prozessschritt im Serialisierungsprozess von welcher Rolle übernommen wird und welche Aufgaben davon an tracekey übergeben wurden. Der Prozess welches Teammitglied, egal ob von tracekey oder unserem Kunden, wann was machen muss, ist also klar definiert. Unterstützt wird die Zusammenarbeit zusätzlich über die Benachrichtigungsfunktion, die zum Beispiel in unserer Reporting-App über die anstehenden Aufgaben informiert.
Durch die jahrelange Erfahrung in der digitalen Teamarbeit mit unseren Kunden, war es kein Problem, dies auch auf unsere interne Arbeit zu übertragen.
Bei tracekey arbeiten wir nicht vollständig remote, sondern arbeiten flexibel im Büro und Home Office. Das heißt aber auch, dass alle Teams immer hybrid arbeiten müssen. Bis auf ein paar Ausnahmen natürlich, zum Bespiel an gemeinsamen Bürotagen. Grundsätzlich verfolgen wir in allen Teams ein paar Strategien, die auch dem digitalen Teamwork zugutekommen.
Guten Morgen im Chat
Je nach Größe von Unternehmen oder Abteilung sieht man im Vor-Ort-Alltag auf einen Blick, ob jemand aus dem Team fehlt. Um hier einen guten Überblick zu behalten, gibt es bei tracekey neben einem offiziellen Urlaubskalender und der Benachrichtigung über kranke Kolleg*innen durch HR auch einen Guten-Morgen-ich-mache-eben-Pause-jetzt-ist-Feierabend-Chat pro Team. So ist klar, wer gerade ansprechbar ist und wer gerade eine Runde mit dem Hund Gassi geht.
Kurzer Draht – auch digital
Natürlich ist es einfacher, mal eben über den Bildschirm zu rufen, wenn man eine Frage zur aktuellen Grafik für die anstehende Besprechung hat. Da dieser kurze Draht so wichtig ist, sollte er auch digital vorhanden sein. Dazu eignen sich zum Beispiel feste Meetingstrukturen, die einen täglichen Austausch im Team ermöglichen. Oder auch ein teamübergreifender Chat, der für witzige Memes genauso genutzt werden kann, wie für Fragen oder Mitteilungen.
Meetings – so effizient wie möglich
Digitale Meetings verlangen viel Konzentration, deshalb müssen sie mindestens zu effizient gestaltet werden, wie es auch analoge Meetings sein sollen. Bei tracekey haben sich folgende Punkte etabliert:
- Vor dem teamübergreifenden Monatsabschlussmeeting schauen wir gemeinsam auf unsere Agenda. Es ist klar festgelegt wer wann was und warum erzählt.
- Alle Planungsmeetings haben eine feste Struktur, die alle kennen und der man folgt. Zum Beispiel werden erst alle Themen kurz vorgestellt. Dann wird überlegt, woran das Unternehmen in einem festgelegten Zeitraum arbeiten möchte. Danach werden einzelne Themen in Kleingruppen noch weiter ausgearbeitet. Zudem wird festgelegt, wer zu welchem Zeitpunkt in den Reviewprozess einer Aufgabe einbezogen werden muss.
- Die Timebox wird eingehalten. Denn wir wissen, Pausen sind wichtig. Deshalb wird in der Regel kein Meeting überzogen. Es wird eher ein Folgemeeting geplant, als eine Stunde länger in dem aktuellen Meeting zu sitzen.
- Equipment ist alles: Bequeme Kopfhörer, gute Kameras und Soundsysteme im großen Besprechungsraum, das alles kommt der digitalen und vor allem auch der hybriden Arbeitsweise zu Gute.
Vorteile von digitalem Teamwork
Die Vorteile einer gemeinsamen digitalen Zusammenarbeit können sich nur einstellen, wenn das Team vernünftig organisiert ist. Auch die Strukturen und das passende Equipment müssen zur Verfügung stehen. Das gilt aber auch für Teams, die immer am gleichen Ort arbeiten. Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann die digitale Arbeit durchaus Vorteile haben. Nehmen wir das Beispiel Online-Meetings. Durch die bessere Planung werden sie effizienter gestaltet. Auch weil allen klar ist, dass drei Stunden am Stück auf kleine Gesichter zu starren, wenig produktiv ist. Personen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, können die Aufzeichnung einfach später anschauen und verpassen so nichts.
Die klaren Kommunikationsregeln können Stress und Fehler vermeiden. Schon deshalb, weil sich mehr Gedanken darüber gemacht wurde. Zum Beispiel darüber, wer wirklich von einem Thema betroffen ist und deshalb mit ins Meeting oder die Mail muss. Wird digital gearbeitet, kommen zwangsläufig auch mehr digitale Tools zum Einsatz. Gemeinsame Whiteboards, Kanban-Boards oder Wikis unterstützen den Informationsaustausch und damit das Teamwork.