Montag Planning, Freitag Monthly Update? So schnell vergeht die Zeit für unsere Scrum Masterin, Friederike Ehmer, normalerweise nicht. In diesem Artikel begleiten wir sie zu fünf wichtigen Meetings und schauen, wie ihr Job-Alltag und die Teamarbeit bei tracekey aussehen. Zum besseren Verständnis gibt es vorab ein paar allgemeine Infos zu agilem Arbeiten und Scrum.
Bereits bei der Unternehmensgründung 2013 stand fest, dass tracekey agil und nach Scrum-Prinzipien arbeiten wird. „Uns war klar, dass es in einem äußerst dynamischen Umfeld wie der Pharma Industrie darum gehen wird, regelmäßig, verlässliche und einsatzfähige, neue Software-Features herauszubringen, die den größten Wert für unsere Kunden stiften. Genau dafür sind agile Frameworks gemacht,“ erklärt Daniel Althoff, COO bei tracekey solutions.
Viele Firmen arbeiten mittlerweile agil. Das Konzept kommt aus der Softwareentwicklung und hat sich auch in anderen Branchen etabliert. Dabei definiert agiles Arbeiten nur bestimmte Grundsätze und setzt Rahmenbedingungen für die Arbeit. Jedes Unternehmen ist frei agile Methoden, wie Scrum, eigenständig auszugestalten und an die jeweiligen internen Prozesse anzupassen.
Meetings spielen im Bereich Scrum eine entscheidende Rolle. Sie befähigen das Team dazu, gemeinsame Entscheidungen zu treffen, Lösungen zu entwickeln und über die Zeit zu wachsen. Selbstorganisation bildet sowohl beim agilen Arbeiten als auch bei Scrum den Grundpfeiler für eine gute Arbeit. Diese Meetings werden vom Scrum Master organisiert und moderiert. Er ist das Bindeglied zwischen den einzelnen Beteiligten im Unternehmen, dem Product Owner und den Entwickler:innen.
Warum Scrum nicht für jedes Unternehmen und Team das Richtige ist
Friederike Ehmer, Scrum Masterin bei tracekey solutions: „Ein agiles Arbeiten fordert von den Mitarbeitenden viel Einsatz und Bereitschaft, die eigenen Handlungs- und Arbeitsweisen regelmäßig zu überprüfen. Zusätzlich bedarf es in großen Teilen der Selbstorganisation und mit dieser ‚Rahmenlosigkeit‘ kommt nicht jeder Charakter gut zurecht.“ Bei tracekey arbeiten zum Beispiel, die Buchhaltung oder HR nicht nach Scrum. Nicht wegen der Charaktere, sondern, weil sich die Methode nicht für alle Unternehmensbereiche gleich gut eignet. Hierzu gehören Abteilungen, die wenig Projektanteile haben oder sich wiederholende Aufgaben ausführen. Deshalb arbeiten unsere projektgetriebenen Teams, wie die Softwareentwicklung, Marketing & Sales, und in Teilen auch unser Customer Success Team agil und nach Scrum.
Montag Morgen: Wir planen unseren Sprint
Zu Beginn eines neuen Entwicklungszyklus (Sprint) steht das sogenannte Planning an. In diesem Termin überlegt das Team gemeinsam, welche Aufgaben im nächsten Sprint angegangen werden. Der inhaltliche Rahmen wird vom Product Owner gesetzt. Er gibt vor, welche Themen im Hinblick auf die Kunden priorisiert werden müssen. Die Scrum Masterin leitet und plant das Meeting. Ihre Aufgabe liegt darin, einen Blick auf die teaminternen Prozesse und die Kommunikation zu haben, den Überblick zu behalten und mögliche Hindernisse aus dem Weg zu räumen. „Es geht hier nicht um das Ändern von Personen, sondern immer um die Verbesserung von Rahmenbedingen und Abläufen,“ erklärt Friederike Ehmer, Scrum Masterin bei tracekey solutions.
Beim Planning (oder auch Backlog Grooming, dem Vorbereitungstermin vor dem Planning) werden nicht nur neue Themen, wie neue Märkte anzuschließen, in Aufgaben überführt. Auch grundsätzliche Verbesserungen im System werden kontinuierlich angegangen. Das Team bricht die Fokusthemen, in bearbeitbare Aufgaben herunter. Es wird geschaut, welche Kapazitäten im Team vorhanden sind und ob alles in den Sprint passt. Anschließend wird ein übergeordnetes Sprintziel formuliert.
Friederike Ehmer: „Unser Produkt wird aufgrund neuer Regularien oder Unternehmensprozesse ständig weiterentwickelt. Zusätzlich bringt eine SaaS-Lösung auch immer „unendlich“ viele Optionen für Verbesserungen oder Neuerungen mit sich. Scrum unterstützt gerade auch beim Planning dabei, den Fokus auf ein sinnvolles und wertstiftendes Arbeiten im Sinne des Produkts und den Wünschen der Kund:innen zu halten.“
Dienstagvormittag: Lasst uns syncen
Der Scrum Master trägt im ersten Schritt die Verantwortung die Methode Scrum in Theorie und Praxis im Unternehmen zu etablieren. Danach begleitet er das Team durch die verschiedenen Projekte, indem er durch gezielte Maßnahmen das gesamte Team oder einzelne Mitglieder bei der Erfüllung ihrer Aufgaben unterstützt.
Bei unserem sogenannten Sprint Sync hat Friederike Ehmer vor allem eine moderierende Rolle. Es geht darum, dass sich die Entwickler:innen mit den anderen Teams, insbesondere Marketing & Sales und Customer Success, über die Ziele des anstehenden Sprints austauschen und sich alle besonders intensiv die Schnittpunkte anschauen. Denn sobald Personen aus anderen Teams zur Erreichung eines Ziels einbezogen werden, verschieben sich die Abhängigkeiten und es muss entsprechend geplant werden.
Mittwoch, 10 Uhr: Wir treffen uns im Daily
Friederike Ehmer, Scrum Masterin bei tracekey solutions: „Unser Entwicklungsteam arbeitet zu großen Teilen schon seit vielen Jahren zusammen. Das merkt man einfach. Alle sind in hohem Maße selbstorganisiert, arbeiten professionell und sind verlässlich.“ Durch die gute und lange Zusammenarbeit des Teams haben sich mittlerweile Kernkompetenzen und Fokusthemen herauskristallisiert: „Meine Aufgabe ist es deshalb vor allem auch, bekannte Muster aufzubrechen, um flexibel zu bleiben.“
Das Daily ist ein tägliches Scrum Event, bei dem die im aktuellen Sprint anstehenden Aufgaben besprochen werden. Zwischenstände werden abgeglichen, Ergebnisse von Teammitgliedern überprüft (Review) und Aufgaben gegebenenfalls neu verteilt, wenn sich die Kapazitäten geändert haben. Treten Hindernisse auf, überlegt die Scrum Masterin gemeinsam mit dem Team, wie diese zu lösen sind.
Donnerstagnachmittag: Es ist Zeit für die Retroperspektive
Neben den organisatorischen Aspekten und der Etablierung des theoretischen Scrum Frameworks, kümmert sich der Scrum Master vor allem, um möglichst ideale Arbeitsbedingungen für das Team und die einzelnen Entwickler:innen. Dabei nimmt er keine klassische Projektmanagementrolle ein, da er weder inhaltliche Entscheidungen trifft noch Autorität gegenüber den einzelnen Teammitgliedern hat.
Die Retrospektive ist ein sehr wichtiges Scrum-Instrument und das Lieblingsmeeting unserer Scrum Masterin.
Die Retrospektive bietet allen Mitgliedern eines Teams die Möglichkeit, die eigene Arbeitsweise und die Zusammenarbeit im letzten Sprint zu reflektieren, Themen zur Diskussion zu stellen und selbstständig Verbesserungsansätze zu formulieren. Die Art und Weise, wie auf die eigene Arbeit und die Arbeit im Team geblickt wird, ermöglicht es, sich der eigenen Selbstwirksamkeit bewusst zu werden. „Man kann den Teams beim Besserwerden zuschauen,“ Friederike Ehmer, Scrum Masterin bei tracekey solutions.
Freitag von 9 bis 11: Das große, hybride Firmenmeeting
Am Ende des Sprints steht bei tracekey immer das größte Meeting an, das Monthly Update. Hier trifft sich die gesamte Firma, vor den Bildschirmen im Mobile Office und im Büro mit Popcorn, und stellt die Ergebnisse der vergangenen Wochen vor. Das Besondere an diesem Meeting ist, dass es nicht teamintern stattfindet. Alle Teams treffen sich, man gibt einander einen Überblick über die bearbeiteten Themen oder präsentiert gemeinsame Projekte. Als Scrum Masterin moderiert und gestaltet Friederike Ehmer auch diesen Termin.
Team Marketing & Sales stellt dann die neusten LinkedIn-Kampagnenergebnisse vor, IT-Security erklärt die Vorteile einer bestimmten KI, HR weist auf den geänderten Urlaubsantragsprozess hin, das Entwicklerteam gibt einen Einblick in die neuen Softwarefunktionen und das Customer Success Team berichtet von den erfolgreichen Kunden-Onboardings der vergangenen Wochen. Danach wünschen sich alle ein schönes Wochenende und der Hauptteil des Sprints ist mal wieder geschafft.